Interview over ‘Teamleader’, het all-in-one programma dat XS voor haar administratieve processen gebruikt

Inge Buerman, administratief medewerker @XS sinds 2013

´Altijd een up-to-date inzicht in al onze projecten!’

Ieder bedrijf heeft allerhande administratieve processen. Van CRM (customer relationship management) tot projectmanagement, van offertes tot facturering, van tijdregistratie tot verlofregistratie. In het geval van XS wordt gebruik gemaakt van een on-line ‘all-in-one-tool’ waarmee het allemaal mogelijk is en allemaal gecombineerd kan worden: Teamleader.

Hoe lang werken jullie al met Teamleader? Wat was de reden om hiermee te gaan werken?

Dat is sinds juni 2018. Daarvoor werkten we met diverse losse Excel bestanden, maar er was de wens om efficiënter te kunnen factureren, meer te digitaliseren en meer inzicht in de projecten te krijgen. We zijn toen op zoek gegaan naar een programma waarmee we veel effectiever en efficiënter konden werken, zaken konden combineren en transparanter konden worden. Een hele grote professionaliseringsslag dus.

Kun je vertellen wat het programma Teamleader kan?

• CRM: Je kunt de gegevens van alle klanten en bijbehorende contactpersonen beheren.
• Projectmanagement: In Teamleader heb je een overzicht van alle lopende projecten per klant-, en per project van de cruciale basisgegevens per project. Aan de projectinformatie zijn dan bijvoorbeeld de tijdregistratie en projectfacturen gekoppeld. Als je in de klantgegevens zit, heb je tegelijk een overzicht van alle deals (offertes) die bij die klant horen, alle lopende projecten van deze klant, de stand van zaken van deze projecten, etcetera. Je kunt overal op doorklikken, waardoor het heel gebruiksvriendelijk is.
• Tijdregistratie: In de module ‘timetracking’ schrijft iedere medewerker zijn/haar gewerkte uren per dag, gekoppeld aan het betreffende project. Hierdoor is de timetracking terug te vinden in de projectinformatie en kan deze gefactureerd worden aan de opdrachtgever.
• Facturatie: Teamleader genereert én verzendt de gewenste factuur. De factuur is daarmee direct gekoppeld aan het betreffende project, de bijbehorende klant en de statistieken.
• Management Informatie: Teamleader genereert diverse standaard statistieken maar je kunt ook maatwerk overzichten exporteren, waarmee je dus alle benodigde informatie beschikbaar hebt.

Is Teamleader speciaal voor de architectenbranche gemaakt?

Nee, Teamleader is voor het MKB gemaakt, niet speciaal voor de architectenbranche.

Zijn er processen waarvoor jullie géén gebruik maken van Teamleader?

Uiteraard, onze boekhouding loopt volledig buiten Teamleader om en is echt een apart programma. Wel is er een koppeling waardoor dagelijks de facturen geëxporteerd worden naar ons boekhoudprogramma. De personeelsadministratie blijft ook volledig buiten Teamleader; hier is Teamleader ook niet voor gemaakt.

Ben je tevreden over de beslissing om over te schakelen op Teamleader?

Dat ben ik zeker. We hebben er veel profijt van in onze processen en het geeft een aanzienlijke tijdwinst. Ook horen we van klanten dat ze bijvoorbeeld tevreden zijn over de inzichtelijkheid en beschikbaarheid van de offertes en de digitale facturering. Dat neemt niet weg dat we toch af en toe tegen ‘hobbels’ aanlopen, vanwege onze specifieke werkwijze en wensen.

Maar de meeste hobbels kunnen we zelf, of in overleg met de betreffende medewerkers van Teamleader, oplossen. Kortom, ik ben een tevreden mens 