Interviews

Interview over het spanningsveld tussen franchisegevers en franchisenemers

Ivo Keulards, architect en partner @XS sinds 2007

´We kunnen enorm veel toevoegen’

XS architecten heeft veel opdrachtgevers in de horeca. Veel van deze opdrachtgevers werken met een franchiseformule. Ivo wordt bevraagd over het verschil tussen franchisegevers en franchisenemers, het spanningsveld tussen deze twee, en welke rol XS architecten hierin vervult.

Wat is precies het verschil tussen franchisegevers en franchisenemers?

Een franchisegever is de ontwikkelaar en bewaker van een formule, zeg maar het hoofdkantoor. Dit hoofdkantoor verzorgt ook de (landelijke) marketing van de horecaformule. Een franchisenemer is de ondernemer ofwel de restauranthouder van een bepaalde vestiging (of meerdere vestigingen). De franchisenemer betaalt een franchise-fee aan de franchisegever, in de vorm van een percentage van de omzet. Daarnaast wordt een marketing-fee betaald.

Wie van deze twee is meestal de opdrachtgever van XS?

Dit verschilt. Er zijn franchiseformules waarbij de franchisegever altijd de opdrachtgever is. Deze laat ons een pand ontwerpen en (ver)bouwen en verkoopt na afloop het ‘kant en klare’ pand aan een franchisenemer. Deze krijgt de sleutel en kan bij wijze van spreken morgen starten.
Vaak ook is juist de franchisenemer onze opdrachtgever. Meestal heeft zo’n franchisenemer al één of meer vestigingen en wil er één bij. Hij/zij heeft een locatie gevonden (nieuw of bestaand) en benadert XS met de vraag om te onderzoeken of deze locatie geschikt is voor de betreffende horecavestiging (of hij heeft een pand getipt gekregen door de franchisegever). Als dit uitgebreid onderzocht en verkend is, is toestemming nodig van de franchisegever om op deze plek een restaurant te starten. Zodra deze toestemming er is, kan verdere uitwerking van de plannen plaatsvinden binnen de ‘brandstandard’ van de franchisegever.

Wat is het verschil tussen ‘hard’ en ‘soft’ franchise-schap?

Bij de eerste vorm is er een ‘harde’ formule waarbinnen weinig ruimte is voor eigen inbreng van de franchisenemer. Hier ligt bij wijze van spreken alles vantevoren al vast; van welke apparaten in de keuken moeten worden gebruikt tot welke kleuren op de muur. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan Mc Donalds. Bij de tweede vorm zijn de randen wat meer vloeibaar; de franchisenemer heeft dan meer mogelijkheden tot inbreng. Er wordt soms gebruik gemaakt van een lijst met ‘approved suppliers’, zodat de franchisenemer de keuze heeft uit apparatuur en materialen. Meestal heeft XS te maken met opdrachtgevers in het ‘soft’ franchise-schap.

Heeft XS ook horeca opdrachtgevers die niet verbonden zijn aan een franchiseformule?

Zeker, die heeft XS ook, maar die zijn wel in de minderheid. Dat komt omdat onze grootste kracht zit in repetitie en efficiëncy. Dat neemt niet weg dat we ook werken voor losse restaurants, zoals Chinese restaurants of familie restaurants.

Met welk spanningsveld heeft XS te maken in de contacten met franchisegevers en franchisenemers?

Wat we vaak zien is dat franchisegevers en franchisenemers verschillende belangen hebben en een verschillend verwachtingspatroon van elkaar. De franchisenemer verwacht maximale ondersteuning vanuit de franchisegever, op allerlei gebied; de franchisegever heeft van veel zaken veel weet, maar heeft te maken met meerdere (en soms heel veel) franchisenemers en kan niet overal inspringen. Deze verwacht ook een stuk ondernemerschap en zelfstandigheid vanuit de franchisenemer zelf.
Iets anders dat we vaak zien is een verschil in visie omtrent de invulling van de te eerbiedigen ‘brandstandard’. De franchisenemer wil een zo efficiënt mogelijk logistiek proces binnen het restaurant en geen onnodige investeringen in ‘mooimakerij’. Kortom, zoveel mogelijk omzet met zo laag mogelijke kosten. Hij/zij zit dus het liefst ‘onderin’ de brandformule. De franchisegever daarentegen ziet graag dat de franchisenemer meer ‘bovenin’ de brandformule gaat zitten, met genoeg eigen ideeën en onderscheidend vermogen. Dit komt het merk als geheel ten goede.

En welke rol kan XS hierin vervullen?

XS kan in de genoemde spanningsvelden enorm veel toevoegen. Omdat we ontzettend veel informatie hebben vanuit de franchisegever. We weten hoe deze denkt, wat deze wil, welke bandbreedte er gehanteerd wordt, hoe eerdere ervaringen met franchisenemers zijn verlopen, etcetera. We kunnen de franchisegevers en -nemers op deze manier erg veel werk uit handen nemen, maximaal ontzorgen en zo nodig bemiddelen.

Wat doet XS feitelijk voor de opdrachtgever?

Dat is een heel scala van werkzaamheden: situatie-onderzoek, kavel-onderzoek, test-fits, vergunningentraject, tekentraject, aanbestedingstraject en in bepaalde gevallen ook de bouwbegeleiding. Overigens wordt dit laatste vaak verzorgd door een projectmanagement-bureau.

Wat is in jouw beleving de ideale situatie tussen franchisegever, -nemer en XS?

Dat is de situatie dat de franchisegever duidelijk de leiding neemt in de ontwikkeling van het merk, in de operationele processen en in de bepaling van wel of niet geschikte locaties om te bouwen. En dat XS daarbij dan goed wordt ‘aangesloten’, zodat wij onze rol richting franchisegever én – nemer optimaal kunnen invullen!

Interview over ‘Teamleader’, het all-in-one programma dat XS voor haar administratieve processen gebruikt

Inge Buerman, administratief medewerker @XS sinds 2013

´Altijd een up-to-date inzicht in al onze projecten!’

Ieder bedrijf heeft allerhande administratieve processen. Van CRM (customer relationship management) tot projectmanagement, van offertes tot facturering, van tijdregistratie tot verlofregistratie. In het geval van XS wordt gebruik gemaakt van een on-line ‘all-in-one-tool’ waarmee het allemaal mogelijk is en allemaal gecombineerd kan worden: Teamleader.

Hoe lang werken jullie al met Teamleader? Wat was de reden om hiermee te gaan werken?

Dat is sinds juni 2018. Daarvoor werkten we met diverse losse Excel bestanden, maar er was de wens om efficiënter te kunnen factureren, meer te digitaliseren en meer inzicht in de projecten te krijgen. We zijn toen op zoek gegaan naar een programma waarmee we veel effectiever en efficiënter konden werken, zaken konden combineren en transparanter konden worden. Een hele grote professionaliseringsslag dus.

Kun je vertellen wat het programma Teamleader kan?

• CRM: Je kunt de gegevens van alle klanten en bijbehorende contactpersonen beheren.
• Projectmanagement: In Teamleader heb je een overzicht van alle lopende projecten per klant-, en per project van de cruciale basisgegevens per project. Aan de projectinformatie zijn dan bijvoorbeeld de tijdregistratie en projectfacturen gekoppeld. Als je in de klantgegevens zit, heb je tegelijk een overzicht van alle deals (offertes) die bij die klant horen, alle lopende projecten van deze klant, de stand van zaken van deze projecten, etcetera. Je kunt overal op doorklikken, waardoor het heel gebruiksvriendelijk is.
• Tijdregistratie: In de module ‘timetracking’ schrijft iedere medewerker zijn/haar gewerkte uren per dag, gekoppeld aan het betreffende project. Hierdoor is de timetracking terug te vinden in de projectinformatie en kan deze gefactureerd worden aan de opdrachtgever.
• Facturatie: Teamleader genereert én verzendt de gewenste factuur. De factuur is daarmee direct gekoppeld aan het betreffende project, de bijbehorende klant en de statistieken.
• Management Informatie: Teamleader genereert diverse standaard statistieken maar je kunt ook maatwerk overzichten exporteren, waarmee je dus alle benodigde informatie beschikbaar hebt.

Is Teamleader speciaal voor de architectenbranche gemaakt?

Nee, Teamleader is voor het MKB gemaakt, niet speciaal voor de architectenbranche.

Zijn er processen waarvoor jullie géén gebruik maken van Teamleader?

Uiteraard, onze boekhouding loopt volledig buiten Teamleader om en is echt een apart programma. Wel is er een koppeling waardoor dagelijks de facturen geëxporteerd worden naar ons boekhoudprogramma. De personeelsadministratie blijft ook volledig buiten Teamleader; hier is Teamleader ook niet voor gemaakt.

Ben je tevreden over de beslissing om over te schakelen op Teamleader?

Dat ben ik zeker. We hebben er veel profijt van in onze processen en het geeft een aanzienlijke tijdwinst. Ook horen we van klanten dat ze bijvoorbeeld tevreden zijn over de inzichtelijkheid en beschikbaarheid van de offertes en de digitale facturering. Dat neemt niet weg dat we toch af en toe tegen ‘hobbels’ aanlopen, vanwege onze specifieke werkwijze en wensen.

Maar de meeste hobbels kunnen we zelf, of in overleg met de betreffende medewerkers van Teamleader, oplossen. Kortom, ik ben een tevreden mens 

Interview over het bestemmingsplan

Martijn Foppen, architect en projectleider @XS sinds 2009

´De leukste plannen zijn toch vooral de afwijkende!’

Als een opdrachtgever XS architecten inschakelt voor zijn/haar bouwplan, moet er altijd rekening gehouden worden met het bestemmingsplan van de gemeente waarbinnen het bouwplan gelegen is. In dit bestemmingsplan zijn allerhande regels vastgelegd. Van bouwregels (hoogte, diepte, oppervlaktes, afstanden) tot groenvoorzieningen, van archeologische eisen tot regels omtrent de waterkwaliteit, van geluidseisen tot regels omtrent de verkeersveiligheid, stikstofeisen, technische infrastructuur, milieu zonering, et cetera. Sommige bestemmingsplannen zijn vrij summier, sommige plannen zijn enorm uitgebreid. Ieder bouwplan moet voldoen aan de bestemmingsplan-eisen.
Martijn wordt bevraagd over de samenwerking tussen XS, de opdrachtgever, de stedenbouwkundige en externe bureaus bij de aanvraag van bouwvergunningen.

Wanneer heeft XS te maken met het gemeentelijke bestemmingsplan?

Altijd. Zowel bij de bouw of verbouw van een woning van een particuliere opdrachtgever, als bij de bouw van bijvoorbeeld een horecagebouw voor een professionele opdrachtgever.

Zijn er behalve gemeentelijke eisen ook nog provinciale of landelijke eisen?

Die kunnen er inderdaad ook zijn. Er is dan bijvoorbeeld een landelijke Structuurvisie Infrastructuur & Ruimte. Of er kan een Omgevingsvisie van een provincie zijn, waarin kernwaarden van de provincie genoemd zijn waaraan bouwplannen moeten voldoen. Een heleboel om rekening mee te houden.

Kun je uitleggen hoe XS betrokken raakt bij een bouwplan, als sprake is van een nieuw stuk grond waarop bijvoorbeeld een horecagebouw moet komen?

Hier zijn verschillende mogelijkheden in. Meestal wordt XS benaderd door de opdrachtgever met het voorstel om een horecagebouw neer te zetten op een concreet stuk nieuw te bebouwen grond. Deze grond kan de opdrachtgever dan kopen of huren van de eigenaar van de grond of van een (project-) ontwikkelaar die ‘ertussen’ zit. De eigenaar of ontwikkelaar van de grond heeft in eerste instantie rechtstreeks contact met de horeca-ondernemer en geeft hem/haar wat tijd om te onderzoeken of het interessant is om hier te bouwen.
Vervolgens komt XS in beeld. Is het stuk grond groot en interessant genoeg voor de betreffende horeca vestiging? Hoe zit het met de aanrijd-routes? Is er ruimte genoeg voor een Drive-Thru? Kan er een terras worden gemaakt? Is er voldoende parkeergelegenheid? Hoe is de ideale situering op de grond? En….heel belangrijk: voldoet het beoogde bouwplan aan het bestemmingsplan?

Wie toetst of het plan aan het bestemmingsplan voldoet?

In principe doet XS dat zelf. Zeker als het bestemmingsplan geen hele bijzondere eisen stelt en het geplande gebouw geen grote problemen lijkt op te leveren. Maar soms moeten er bijvoorbeeld extra onderzoeken worden ingesteld naar geluidshinder of verkeershinder, of worden er archeologische eisen gesteld. In dat geval worden er één of meer externe bureau’s ingeschakeld om deze onderzoeken te verrichten. De resultaten worden dan meegenomen bij de beslissing om de grond te kopen of huren, en in een later stadium bij de gemeentelijke vergunningsaanvraag.

Wat gebeurt er als het plan niet aan het bestemmingsplan voldoet?

Als XS bij de eerste toetsing tot de conclusie komt dat het plan niet past binnen het geldende bestemmingsplan, zijn er drie opties. Eén: afhaken. Twee: het plan zodanig aanpassen dat het alsnog binnen het bestemmingsplan past. Drie: de gemeente verzoeken om het bestemmingsplan aan te passen aan de gewenste bouwplannen. Deze keuze maakt uiteindelijk de opdrachtgever, vaak in overleg met de verkoper/verhuurder van de grond.
Het aspect tijd speelt bij deze keuze een belangrijke rol, want aanpassing van het bestemmingsplan kost een hoop tijd (minimaal een half jaar, maar dit kan oplopen tot een jaar). En ook speelt de omzetverwachting op de betreffende locatie een grote rol (‘hebben we dit ervoor over?’).
Bij de beslissing om aanpassing van het bestemmingsplan in gang te zetten, is een goede samenwerking met de gemeente belangrijk. Heeft de gemeente vertrouwen in de bouwplannen? En heeft ze vertrouwen in de opdrachtgever en architect? Hebben de bouwplannen misschien zelfs een meerwaarde voor de gemeente?
Voor het proces van aanpassing van het bestemmingsplan is een extern bureau nodig in verband met de vele specifieke eisen die hieraan gesteld worden en de onderzoeken die gedaan moeten worden op het gebied van milieu, verkeer, geluid, et cetera. Zo’n bureau is bijvoorbeeld een bureau voor ruimtelijke ordening. XS stuurt dit bureau aan vanuit haar expertise, maar de horeca-opdrachtgever danwel de eigenaar/verhuurder van de grond is degene die betaalt.

Werkt XS het hele bouwplan direct uit, of zit er een tussenstap in?

Hier wordt altijd een inschatting gemaakt op basis van het beleid van de gemeente, de aard van het bouwplan en mogelijke pijnpunten bij toetsing aan het bestemmingsplan. Soms maakt XS eerst een globale opzet van het bouwplan en gaat daarmee naar de gemeente. De vraag is dan of we het bestemmingsplan goed hebben geïnterpreteerd. En misschien moet er vóóroverleg plaatsvinden met de afdeling verkeer of archeologie van de gemeente. Pas daarna werken we het plan verder uit. Maar soms kan het plan al direct helemaal worden uitgewerkt en vergunning worden aangevraagd.

Wanneer heeft XS te maken met een stedenbouwkundige?

Een stedenbouwkundige komt in beeld bij grotere bouwplannen van meerdere gebouwen (gebiedsontwikkeling). Soms is zo’n bouwplan al voorbereid door de (project-)ontwikkelaar en gemeentelijke stedenbouwkundige en hoeft XS het bouwplan alleen nog te ‘fine-tunen’. Andere keren maakt XS zelf zo’n bouwplan, en heeft daarin dan contact met de gemeentelijke stedenbouwkundige.

Waar loop je tegenaan in de rolverdeling en de communicatie met opdrachtgever, gemeente en externe bureaus? Wat kost het meeste tijd en energie?

Twee dingen. Als een gemeente de bouwplannen eigenlijk niet ziet zitten, maar hierin niet voldoende duidelijk is en toch de procedure in gang zet van aanpassing van het bestemmingsplan, merken we dat het vaak een erg moeizaam en langdurig proces wordt. Er worden dan gaandeweg altijd punten gevonden die niet voldoen en aangepast moeten worden waardoor alles nog weer langer gaat duren en de frustraties aan beide kanten oplopen.
En in de samenwerking tussen opdrachtgever, XS en externe bureaus is het wel eens lastig dat XS het externe bureau aanstuurt, dit bureau aangeeft dat er allerlei onderzoeken gedaan moeten worden die een hoop geld kosten en XS dit moet communiceren met de opdrachtgever, die niet heel goed begrijpt waarom al die onderzoeken noodzakelijk zijn. Dan voelt het wel eens of je in de spagaat zit tussen partijen. Maar steeds goed en duidelijk communiceren helpt!

Wat is in jouw beleving de ideale situatie?

Vanwege de grote diversiteit aan plannen en locaties is er geen ideale situatie te noemen. Maar deze is wel te máken. De leukste plannen om aan te werken zijn toch vooral de afwijkende; die waarin het in eerste instantie onmogelijk lijkt om binnen de gestelde kaders van het bestemmingsplan de wensen van de opdrachtgever in te passen. Deze opgaves vragen om een soort van analytische creativiteit. Veel varianten uitproberen, onderzoeken en weggooien totdat de ideale situatie voor de opdrachtgever gevonden is. In de oplossingen die hier gevonden worden komt altijd de meerwaarde van XS naar boven!

Bimterview

Matthias van den Hoek Bim modelleur sinds 2015

´Ontwerpen is zoveel meer dan esthetiek’

Matthias is zo’n collega die op donderdag avond om 22:15 een mail stuurt over de voor- en nadelen van diverse software pakketten – een collega die we niet kunnen missen bij XS.

Wat is BIM volgens jou?

Een BIM model is een virtueel gebouw. Een 3d model, waarin alle onderdelen van het gebouw en interieur zijn vastgelegd en hun eigenschappen zijn benoemd. Samen met alle bouwpartners kun je aan dit model werken. Daardoor kun je problemen oplossen en oplossen voordat de eigenlijke bouw begint. Dat scheelt tijd en geld en zorgt voor een hogere bouwkwaliteit.

Wat is jouw ervaring met BIM in de praktijk?

Als bureau zetten we vol in op het gebouwmodel (in vakjargon: little BIM). We doen er alles aan om zoveel mogelijk informatie aan onze opdrachtgevers, de bouwers en leveranciers te leveren. Dit gaat in de praktijk al behoorlijk goed. Samenwerken via een platform (in vakjargon: big BIM) is nog wat minder aan de orde. Dat heeft te maken met de schaalgrootte van onze projecten en de bureaucratie die vaak nog komt kijken bij deze samenwerking.

Waar moet je op letten als partner en als opdrachtgever als een project wordt opgezet in BIM?

Ik geloof in open BIM. Daar zetten we als bureau vol op in. Waarom? Open BIM (IFC) is een open standaard, en niet gebonden aan een leverancier. Dat geeft zekerheden als het gaat om uitwisselbaarheid en onafhankelijkheid. Bovendien geeft open BIM alle betrokken architecten, adviseurs, leveranciers en bouwers de mogelijkheid om met hun eigen software te werken. Zo werkt iedereen met de middelen die het best bij hem passen en blijven versiebeheer, rechten en uitwisselbaarheid van alle informatie gewaarborgd.

Wat is volgens jou bij BIM de rol van de architect ?

De architect was en is de regisseur van een ontwerptraject. Hij verbindt alle disciplines. Bij botsingen (vakjargon: clashes) tussen verschillende onderdelen van het project kan de architect een goede afweging maken tussen kosten, functionaliteit en esthetiek. Een architect is gewend om verschillende disciplines te verbinden. Bij grootschalige projecten wordt de architect ondersteund door een BIM-regisseur bij het modereren van de informatiestromen tussen alle partijen.

Hoe ziet voor jou het ideale ontwerptraject eruit?

Dat is 100% BIM, met een perfecte afstemming met alle partijen. Zo hebben we het gebouw al helemaal ge-engineerd voor de eerste schop de grond in gaat. Dat heeft enorme voordelen: meer duidelijkheid voor alle partijen, minder risicomarge bij de aannemer, minder kans op meerwerk.

Alleen maar voordelen, lijkt het… Hoe ziet de bouw eruit bij zo’n project?

In ons bureau werken we voornamelijk aan projecten waarin bouw en interieur bij elkaar komen. Dat vraagt heel veel gedetailleerde afstemming. Wat je niet vastlegt in een gebouwmodel, moet op locatie nog worden verzonnen. Daarbij moet het bouwmanagement nog ontzettend veel beslissingen nemen over geld en kwaliteit. Dit geeft stress voor alle partijen en kan makkelijk tot faalkosten leiden. In mijn ideale wereld hoeven er op de bouw geen beslissingen meer genomen te worden, en gaat het alleen nog om controle op kwaliteit. Bouwen is dan bijna zo eenvoudig als een IKEA meubel monteren.

Wanneer hebben we die ideale wereld bereikt?

Dat gaat nog wel even duren, ondanks alle technische innovatie en verbeteringen in samenwerking. Voorlopig blijft goed projectmanagement op de bouw heel belangrijk. De projectmanager leidt de traffic op de bouw in goede banen, zorgt dat iedereen weet wat zijn taak is, controleert  de planning en neemt enorm veel (ogenschijnlijk) kleine beslissingen. Zo’n projectmanager is ook essentieel omdat hij de architect de beste feedback kan geven over het gebouwmodel – hij ziet hoe het in de bouwpraktijk werkt, en welke informatie ontbreekt of verkeerd is en geeft dit terug aan de architect. Alleen op die manier kunnen we werken aan ons ideaal!